Sponsorowanie finansowe konferencji przez Polską Sekcję IEEE

Sponsoring finansowy polega na zaangażowaniu Polskiej Sekcji IEEE oraz innych jednostek PS IEEE (np. oddziałów PS IEEE będących bezpośrednio związanych tematycznie z konferencją) w przygotowanie i przebieg konferencji. Rozumiane jest jako zaangażowanie IEEE w przygotowanie programu konferencji, dbałość o najwyższą jakość merytoryczną oraz zachowanie międzynarodowych standardów. Sponsoring finansowy wiąże się z odpowiedzialnością finansową PS IEEE za straty konferencji oraz prawem do udziału w jej zyskach.

Sponsorowanie odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

1)       Sponsoringiem finansowym może być objęta tylko konferencja cykliczna o utrwalonej tradycji w środowisku naukowym.

2)       Nie dopuszcza się sponsorowania części konferencji oraz poszczególnych jej sesji.

3)       Sponsorowanie konferencji odbywa się na podstawie podpisanego przez organizatorów konferencji i PS IEEE porozumienia „Memorandum of Understanding” (MoU).

4)       Komitet organizacyjny konferencji, w porozumieniu z Przewodniczącym PS IEEE, nominuje przedstawiciela(li) PS IEEE do komitetu programowego konferencji (najlepiej jeśli będą to przewodniczący odpowiednich tematycznie oddziałów PS IEEE). Przedstawiciele PS IEEE będą uprawnieni do nadzoru realizacji zasad opisanych w tym dokumencie.

5)       Jeżeli tematyka konferencji mieści się w obszarze tematycznym jednego z oddziałów (Chapter’ów) PS IEEE to organizatorzy konferencji powinni uzyskać jego pisemne poparcie. Jednocześnie oznacza to, że Chapter ten może wystąpić do swojego Society o finansowanie konferencji bez naruszenia reguł sponsoringu finansowego PS IEEE.

6)       Do wniosku o sponsoring finansowy należy dołączyć: opis konferencji, dokument „call for papers” (CfP), informację o planowanym miejscu i dacie konferencji, informację o cykliczności konferencji, wstępny program konferencji, budżet (załącznik 0).

7)       Wszystkie zgłoszone referaty na konferencję powinny spełniać standardy IEEE. Pełne wersje referatów muszą być recenzowane przez co najmniej dwóch recenzentów, a przedstawiciele PS IEEE powinni mieć wgląd w proces recenzji.

8)       Zaleca się, aby w miarę możliwości konferencja miała charakter międzynarodowy.

9)       Referaty muszą być w języku angielskim. W przypadku publikacji w języku polskim nie ma możliwości włączenia ich do bazy IEEEXplore.

10)   Po zakończonej konferencji organizatorzy dostarczą w terminie 1 miesiąca krótkie sprawozdanie merytoryczne i finansowe.

11)   Organizatorzy konferencji sponsorowanej przez IEEE zapewnią:

• wystąpienie przedstawiciela PS IEEE na sesji otwarcia konferencji (5-10min) w celu prezentacji IEEE,

• umieszczenie w materiałach konferencyjnych (książka lub CD) jedno stronicowej informacji o IEEE,

• możliwość umieszczenia broszur IEEE w punkcie rejestracji uczestników konferencji.

12)   IEEE nie zezwala na organizowanie konferencji o nazwie: " IEEE Conference …" chyba że konferencja jest przynajmniej w 50% finansowo sponsorowana / współfinansowana przez IEEE.

13)   Natychmiast po zatwierdzeniu sponsoringu, logo IEEE oraz stosowne informacje muszą zostać dodane do strony internetowej konferencji, CfP, plakatów i innych dokumentów promocyjnych. IEEE nie zezwala na stosowanie logo IEEE, aż do podpisania dokumentu MoU.

14)   W materiałach promocyjnych i publikacjach konferencji może być używane Logo IEEE pod warunkiem spełnienia wymagań związanych z jego użyciem sformułowanych w IEEE Policy 6.3.2 i 12.1. https://www.ieee.org/documents/ieee_policies.pdf .

15)   Na stronie internetowej Polskiej Sekcji IEEE będzie umieszczona informacja o konferencji sponsorowanej oraz odsyłacz do strony internetowej konferencji.

16)   Po wstępnej akceptacji sponsorowania konferencji organizatorzy powinni wypełnić i złożyć wniosek „IEEE Conference Information” pod adresem:

http://www.ieee.org/web/conferences/organizers/required_documentation.html

Pod tym adresem znajdują się także inne informacje o organizacji konferencji sponsorowanych przez IEEE.

17)   Sponsorowanie IEEE może być wycofane jeśli organizacja konferencji nie jest zgodna z zasadami IEEE.