Sponsorowanie techniczne konferencji przez Polską Sekcję IEEE

Sponsoring techniczny polega na zaangażowaniu Polskiej Sekcji IEEE oraz innych jednostek PS IEEE (np. oddziałów PS IEEE będących bezpośrednio związanych tematycznie z konferencją) w przygotowanie i przebieg konferencji. Rozumiane jest jako zaangażowanie IEEE w przygotowanie programu konferencji, dbałość o najwyższą jakość merytoryczną oraz zachowanie międzynarodowych standardów. Sponsoring techniczny nie wiąże się z jakąkolwiek odpowiedzialnością finansową PS IEEE za straty konferencji ani prawem do udziału w jej zyskach.

Począwszy od 1 stycznia 2016 sponsoring techniczny konferencji przez dowolną jednostkę organizacyjną IEEE jest związany z opłatą stałą 1000USD plus 15USD za każdy artykuł umieszczony w bazie artykułów w IEEE Xplore, którą muszą zapłacić organizatorzy konferencji.

Sponsorowanie odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

1)       Sponsoringiem technicznym może być objęta tylko konferencja cykliczna o utrwalonej tradycji w środowisku naukowym.

2)       Nie dopuszcza się sponsorowania części konferencji oraz poszczególnych jej sesji.

3)       Sponsorowanie konferencji odbywa się na podstawie podpisanego przez organizatorów konferencji i PS IEEE porozumienia „Memorandum of Understanding” (MoU).

4)       Komitet organizacyjny konferencji, w porozumieniu z Przewodniczącym PS IEEE, nominuje przedstawiciela(li) PS IEEE do komitetu programowego konferencji (najlepiej jeśli będą to przewodniczący odpowiednich tematycznie oddziałów PS IEEE). Przedstawiciele PS IEEE będą uprawnieni do nadzoru realizacji zasad opisanych w tym dokumencie.

5)       Jeżeli tematyka konferencji mieści się w obszarze tematycznym jednego z oddziałów (Chapter’ów) PS IEEE to organizatorzy konferencji powinni uzyskać jego pisemne poparcie. Jednocześnie oznacza to, że Chapter ten może wystąpić do swojego Society o finansowanie konferencji bez naruszenia reguł sponsoringu technicznego PS IEEE.

6)       Do wniosku o sponsoring techniczny należy dołączyć: opis konferencji, dokument „call for papers” (CfP), informację o planowanym miejscu i dacie konferencji, informację o cykliczności konferencji, wstępny program konferencji, planowaną liczbę uczestników i wysokość opłat rejestracyjnych (sugerowana min. zniżka dla członków IEEE 5%).

7)       Wszystkie zgłoszone referaty na konferencję powinny spełniać standardy IEEE. Pełne wersje referatów muszą być recenzowane przez co najmniej dwóch recenzentów, a przedstawiciele PS IEEE powinni mieć wgląd w proces recenzji.

8)       Zaleca się, aby w miarę możliwości konferencja miała charakter międzynarodowy.

9)       Referaty muszą być w języku angielskim. W przypadku publikacji w języku polskim nie ma możliwości włączenia ich do bazy IEEE Xplore.

10)   Po zakończonej konferencji organizatorzy dostarczą w terminie 1 miesiąca krótkie sprawozdanie, które będzie zamieszczone na stronach PS IEEE.

11)   Organizatorzy konferencji sponsorowanej przez IEEE zapewnią:

• wystąpienie przedstawiciela PS IEEE na sesji otwarcia konferencji (5-10min) w celu prezentacji IEEE,

• umieszczenie w materiałach konferencyjnych (książka lub CD) jedno stronicowej informacji o IEEE,

• możliwość umieszczenia broszur IEEE w punkcie rejestracji uczestników konferencji.

12)   IEEE nie zezwala na organizowanie konferencji o nazwie: " IEEE Conference …" chyba że konferencja jest przynajmniej w 50% finansowo sponsorowana / współfinansowana przez IEEE. Zasady sponsoringu finansowego są opisane w odrębnych dokumentach IEEE.

13)   Natychmiast po zatwierdzeniu sponsoringu, logo IEEE oraz stosowne informacje muszą zostać dodane do strony internetowej konferencji, CfP, plakatów i innych dokumentów promocyjnych. IEEE nie zezwala na stosowanie logo IEEE, aż do podpisania dokumentu MoU.

14)   W materiałach promocyjnych i publikacjach konferencji może być używane Logo IEEE pod warunkiem spełnienia wymagań związanych z jego użyciem sformułowanych w IEEE Policy 6.3.2 i 12.1. https://www.ieee.org/documents/ieee_policies.pdf .

15)   Na stronie internetowej Polskiej Sekcji IEEE będzie umieszczona informacja o konferencji sponsorowanej oraz odsyłacz do strony internetowej konferencji.

16)   Po wstępnej akceptacji sponsorowania konferencji organizatorzy powinni wypełnić i złożyć wniosek „IEEE Conference Information” pod adresem:

http://www.ieee.org/web/conferences/organizers/required_documentation.html

Pod tym adresem znajdują się także inne informacje o organizacji konferencji sponsorowanych przez IEEE.

17)   Formularz MoU zawiera opcję publikacji materiałów konferencyjnych w bazie IEEE Xplore. Jeżeli organizatorzy konferencji wybiorą możliwość umieszczenia publikacji w IEEE Xplore, to referaty muszą spełniać standardy publikacji IEEE. Dlatego też organizator konferencji w tej sytuacji zobligowany jest do podpisania dodatkowego zobowiązania do zwrotu naliczonych kar finansowych na rzecz PS IEEE (załącznik 1) gdyby one zaistniały.

18)   Wymagane jest przed podpisaniem MoU przysłanie pisemnego zobowiązania, w którym jednostka organizująca konferencję (Instytut, Wydział, Uczelnia, Stowarzyszenie) zobowiąże się do wpłaty 1000USD +15USD/artykuł na rzecz PS IEEE (załącznik 2).

19)   Sponsorowanie IEEE może być wycofane jeśli organizacja konferencji nie jest zgodna z zasadami IEEE.

 

 

 

 

 

 

Załącznik 1 - WZÓR

(Formularz MoU zawiera opcję publikacji materiałów konferencyjnych w bazie IEEE Xplore. Jeżeli organizatorzy konferencji wybiorą możliwość umieszczenia publikacji w IEEE Xplore, to referaty muszą spełniać standardy publikacji IEEE. Dlatego też organizator konferencji w tej sytuacji zobligowany jest do podpisania dodatkowego zobowiązania do zwrotu naliczonych kar finansowych na rzecz PS IEEE gdyby one zaistniały.)

 

Ja niżej podpisany zobowiązuję się do zwrotu naliczonych kar finansowych na rzecz PS IEEE gdyby takowe zaistniały. Maksymalna wysokość kary to 500 USD

 

...................................................................................................................................................................

Imię, Nazwisko i podpis Organizatora, data, Miejsce.

 

 

 

Załącznik 2 - WZÓR

 

Declaration

Conference:

.....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

(Title and abbreviation)

Date:

.....................................................................................................................................................

(MM, DD, YYYY)

Location:

....................................................................................................................................................

(City, Country)

 

Conference Organizers agree to pay fees of $1000 plus $15 per paper to be sent to Xplore.

 

Date of declaration:

....................................................................................................................................................

(MM,DD, YYYY)

 

....................................................................................................................................................

(Program Committee Chairs, Name,Surname, and signature)